Du gör förmodligen redan små, kontinuerliga förbättringar i din webbutik och i orderflödet. Men ibland behövs det större förändringar och då kan automatisering vara aktuellt. Vi guidar dig genom möjligheterna – och fallgroparna – som finns för din e-handel!

VAD? Områden du kan automatisera som e-handlare

När du driver webbutik har du stora möjligheter att automatisera flödet, hela vägen från marknadsföring till leverans. Här är de övergripande områdena med några exempel:

Marknadsföring

Numera finns det många verktyg för automatisk distribution och hantering av marknadsmaterial. Det kan t.ex. vara i form av ett PIM-system, som gör det möjligt att sköta stora mängder produkttexter samtidigt, eller ett “social media management tool”, som publicerar i flera sociala kanaler samtidigt.

Kundservice och support

Popup-fönster med information, orderbekräftelser direkt efter köp och utskick av kundundersökningar – det är några vanliga exempel på hur kundkontakten kan automatiseras vid försäljning på nätet. Dessutom finns det chatbotar och virtuella assistenter som kan automatisera konversationer, åtminstone till en viss grad.

Administration

Du vet allt det där "andra” som ofta känns mindre roligt? Till exempel bokföring? Att prisbevaka konkurrenter och justera? Det kan i många fall automatiseras i någon form. Med ett bokföringsprogram kan du slippa flera manuella moment (hur många beror på hur avancerat det är), medan tjänster som exempelvis Pricise, Priceindx och Storm Competitive Pricing gör prisbevakningen och/eller prissättningen åt dig.

Pack och plock

Om det är något e-handelsområde som är förknippat med automatisering så är det nog lager och logistik. Ja, här kan allt från fraktsedlar till plockning i stora lager automatiseras.

VARFÖR? Vinsterna (och riskerna) med att automatisera

Som vi märkt ovan finns det mycket som kan automatiseras i en e-handel. Och fördelarna är flera: du sparar tid/personal och får i många fall bättre resultat när den mänskliga faktorn försvinner.

Så varför automatiserar inte alla webbutiker allt på direkten? För att det kostar pengar och oftast inte lönar sig förrän vid stora volymer. Dessutom ger automatiseringen i vissa fall inte tillräckligt bra resultat – chattbotar kan ännu inte hantera alltför komplexa kundfrågor, för att nämna ett exempel.

Se därför till att noga väga kostnaderna mot de resultat du kan få, innan du automatiserar en uppgift eller ett flöde:

Vad kostar investeringen? Räkna på såväl uppstartskostnader som löpande kostnader. Vad kostar det att få allt på plats? Vad blir månadskostnaden sen? Dels för själva verktyget eller utrustningen, dels för “inlärningstiden” hos personalen. Fundera också på vad en eventuell kvalitetssänkning som automatiseringen ger, “kostar” i form av förlorade intäkter.

Vad blir effekterna? Det är lätt att tro att man alltid tjänar på en automatisering. Men så behöver det inte vara! Se därför till att sätta dig ned och verkligen fundera igenom vilka effekter som skulle uppstår i din e-handel.

Ställ dig bl.a. följande frågor:

• Påverkas andra uppgifter eller flöden av automatiseringen? I så fall, hur?
• Kommer resultatet leva upp till era och kundernas krav?
• Vad händer om verktyget/utrustningen slutar fungera? Och vad är sannolikheten för det?
• Hur mycket tid (=pengar) sparar din e-handel på automatiseringen? Väger det upp kostnaden?

HUR? Olika nivåer av effektivisering och automatisering

Automatiseringar kan se väldigt olika ut och ske på många nivåer (från automatiserade fraktsedlar till robotlager, som sagt). För att det ska vara lättare att identifiera var du är och vad ditt nästa steg mot en mer effektiv e-handel är, tänkte vi skissa upp en trappa. I den har vi också lagt in “manuell” effektivisering, som egentligen kommer före alla former av automatisering.

Steg 1: Jobba i bulk med uppgifter

Som nystartad e-handlare jobbar man oftast med allt på egen hand, i den ordning som krävs. Man sitter kanske med marknadsföringen ena stunden, packar ordrar i den andra och sköter bokföringen i den tredje. Och så går det runt, tills tiden inte räcker till.

Känner du igen dig? Då är det dags att börja jobba i bulk och göra en sak i taget. Det kan t.ex. handla om att göra bokföringen i ett svep, innan du sätter dig med marknadsföringen. Eller att plocka flera ordrar samtidigt, innan du packar. Poängen är att inte “hoppa” för mycket mellan olika uppgifter och förlora tid på det.

Steg 2: Använd verktyg som höjer tempot

När du “optimerat” dig själv och ditt arbete kommer du spara tid, åtminstone till en början. Men i takt med att antalet ordrar växer kommer du återigen känna att timmarna inte räcker till. Nästa naturliga steg är då att börja använda verktyg som hjälper dig att höja tempot. De gör samma sak som du, fast snabbare helt enkelt.

Ett tydligt exempel på ett sådant verktyg är AdEspresso, som hjälper dig att testa och optimera Facebook-annonseringen. Verktyget skapar automatiskt olika annonsversioner åt dig, baserat på de alternativ du skriver in, så att du slipper göra det manuellt.

Steg 3: Bygga upp “triggers”

Nästa steg i automatiseringen, som vi ser det, är att helt ta bort “knapptryckandet” och handpåläggningen. Här handlar det om att sätta upp flöden där specifika händelser utlöser förutbestämda åtgärder. En sak triggar igång en annan utan att du behöver göra något, helt enkelt.

Det kan t.ex. handla om en automatisk orderbekräftelse som skickas ut när någon gjort ett köp, ett automatiskt återkopplingsmail som skickas ut ett visst antal dagar/veckor efter köpet, eller en retargeting-annons som automatiskt visas för de som besökt din webbutik nyligen.

Steg 4: Lämna över till maskiner

Det sista steget är givetvis “full” automatisering och att låta maskiner stå för det mesta av jobbet. Maskiner och verktyg utför uppgifter, är tätt sammankopplade och arbetar i ett flöde tack vare flera “triggers” mellan varandra. KitchenTimes robotlager är ett inspirerande exempel på hur det kan se ut:

För att summera kan automatisering av din e-handel vara oerhört lönsamt, men för att din satsning ska bli lyckad behöver du väga kostnaderna mot resultaten innan du börjar. Ta det steg för steg, inom de områden där behoven är störst.