Skillnaderna mellan eget lager, 3PL och dropshipping

Orderhantering (på engelska ofta kallat order fulfillment) handlar om hur du får ut dina produkter till kunderna och kan se ut på många olika sätt. De vanligaste “metoderna” är eget lager, 3PL och dropshipping:

• Eget lager innebär att ditt företag äger eller hyr en egen lagerlokal, där alla varor förvaras, och att den egna personalen packar och skickar ut beställningar.
  
  
• 3PL (förkortning av tredjepartslogistik) innebär att ditt företag anlitar ett annat bolag för att sköta lager och utskick av beställningar. Den tredje parten förvarar, packar och skickar alltså ut ditt företags varor åt dig. Några exempel på 3PL-bolag med inriktning på e-handel är DreamLogistics, E-3PL och Elogistik.
  
  
• Dropshipping innebär att du saknar eget lager (ditt företag har inte ens ett lager “ute” hos ett 3PL-bolag) och att de varor du säljer istället stannar på leverantörernas lager. Varje leverantör förvarar, packar och skickar med andra ord ut sina varor direkt till kunderna, på uppdrag av dig (antingen direkt eller genom en dropshippingtjänst). BigBuy och Droshi är exempel på en dropshippingleverantör respektive en dropshippingtjänst.
  

Psst! Eftersom dropshipping involverar en tredje part, är det egentligen en särskild form av 3PL. Därför använder vissa personer begreppet 3PL som synonym till dropshipping.

Du kan givetvis välja en av metoderna, men det är också möjligt att kombinera flera olika. Det är ditt företags behov som styr! Se bara till att tänka igenom vad de olika alternativen ger för effekter på din verksamhet och vilken lönsamhet du får – förslagsvis med våra 13 punkter nedan.

13 saker att tänka på när du jämför olika lösningar

När du jämför lager- och logistiklösningar har du ett mål: att hitta det alternativ som är mest lönsamt för dig i det långa loppet. Genom att tänka igenom punkterna nedan – som på något sätt är kopplade till kostnaderna för olika lösningar – får du en tydlig överblick över vad eget lager, 3PL och dropshipping faktiskt kostar:

1. Hur funkar uppstarten?

Vill du ha ett eget lager eller lager via 3PL, behöver du köpa in produkterna innan du kan sälja dem. Du behöver alltså göra en viss lagerinvestering vid uppstarten (alternativt flytta ditt lager, om du redan har en webbutik). Det slipper du om du väljer dropshipping.

+ Dropshipping
- Eget lager
- 3PL

2. Vilka löpande kostnader finns det?

Allt kostar, så enkelt är det. Men vad är det du betalar för varje månad? Och är det en fast avgift eller en procentsats? Viktiga saker att ha koll på när du jämför alternativen för lager och logistik, men summorna i sig säger inte så mycket.

+/- Eget lager
+/- 3PL
+/- Dropshipping

3. Tillgång till – och utnyttjande av – expertis

När du anlitar ett 3PL-bolag ser du inte bara till att du slipper sköta lager och logistik – du ser till att proffs gör jobbet istället. Samtidigt som du kan ägna dig åt det du är bäst på och utnyttja din egen kompetens. Ja, 3PL är en win-win-lösning vad gäller utnyttjande av specialistkunskap! Med undantag om du själv är riktig haj på att packa och skicka beställningar: då kanske det är bättre med eget lager och att köpa in expertis på andra områden?

Vid dropshipping är det mer varierande kvalitet och hur bra resultat du får beror ju på vilken kunskap varje leverantör har.

+ 3PL
+/- Eget lager
- Dropshipping

4. Landet du ska skicka till

En generell regel är att ha ditt lager (eget eller via 3PL) eller din dropshippingleverantör i samma land som du i huvudsak säljer till. Det är nämligen dyrt att skicka varor över gränserna – antingen för dig eller kunderna. Väljer du exempelvis en dropshippingleverantör i Kina, när du främst säljer till Sverige, så får kunderna stå för eventuell moms och tullavgift. Skulle du istället välja att ha ett eget lager är Sverige förmodligen fortfarande det bästa alternativet (jämfört med att ha lager i Kina), eftersom du kan skicka mer kostnadseffektiva försändelser och hålla kortare leveranstider till kunderna.

Din huvudsakliga marknad avgör alltså inte om du ska välja eget lager, 3PL eller dropshipping. Men däremot är det ett viktigt kriterium i ditt val av lokal eller leverantör.

+/- Eget lager
+/- 3PL
+/- Dropshipping

5. Leveranstider i båda riktningarna

När du har eget lager eller lager via 3PL finns det två leveranstider: den från leverantören till lagret och den från lagd order till leverans hos kund. Vid dropshipping, å andra sidan, rationaliseras den första leveransen bort och därmed en viss del av “väntetiden” logistikflödet.

Betyder det att dropshipping är bäst när det gäller leveranstider? Njae. Leveranstiden från order till kund anses för det mesta vara viktigare och denna skiljer sig en hel del åt beroende på dina resurser (om du kör eget lager), ditt val av partner (vid anlitande av 3PL-bolag) eller ditt val av leverantörer (om du väljer dropshipping).

+/- Eget lager
+/- 3PL
+/- Dropshipping

6. Hanteringen av returer

Returer brukar generellt sett anses vara krångligare vid dropshipping, än om du har 3PL eller eget lager. Hur stort “problemet” blir för ditt företag beror dock på mängden returer du har och på hur avtalet ser ut – hos vissa dropshippingleverantörer ingår hantering av returer, hos andra gör det inte det.

+ Eget lager
+ 3PL
- Dropshipping

7. Begränsningar och skalbarhet

När du har eget lager är du “begränsad” till en viss yta och behöver optimera den för att få en tillräckligt låg lagerkostnad. Du vill inte ha för stor lokal (eftersom du då betalar för outnyttjad yta), men inte heller en som du växer ur för snabbt (eftersom det finns flyttkostnader). Svårt? Ja.

Begränsningen och “balansgången” slipper du dock med 3PL eller dropshipping. Dessutom har du helt andra möjligheter att skala upp din butik och ta emot fler ordrar om ditt lager ligger hos ett 3PL eller ute hos leverantörerna.

+ 3PL
+ Dropshipping
- Eget lager

8. Möjligheterna till “branding”

Dina kunder vill känna att de handlar hos dig, inte hos flera företag. För att ge en helhetsupplevelse och stärka varumärket vill du därför stå som avsändare under hela köpet – något du har större möjlighet till med eget lager. Med det sagt finns det vissa 3PL-bolag och dropshippingleverantörer som kan packa i ditt egendesignade emballage och leverera i ditt företagsnamn, mot en kostnad. Men det är inte alla som gör det.

+ Eget lager
- 3PL
- Dropshipping

9. Frakt- och emballagekostnader

Som liten e-handlare är det svårt att på egen hand pressa priserna på t.ex. frakt och emballage, eftersom du inte har några volymfördelar. Men det får du via ett 3PL-bolag, vilket innebär att du kan skicka på deras fraktavtal och köpa emballage för deras priser.

+ 3PL
- Eget lager
- Dropshipping

10. Vem sköter inventeringen?

När du har eget lager eller 3PL behöver ditt företag göra inventering varje år (antingen på egen hand eller via 3PL-bolaget), med dropshipping slipper du det.

+ Dropshipping
- 3PL
- Eget lager

11. Nivån av misstag, fel och slarv

Det är mycket som ska “klaffa” när en order ska packas och skickas ut: det ska vara rätt produkter, i rätt antal, med rätt packningsmetod, till rätt kund. Det finns därför nästan alltid en viss nivå av felaktiga leveranser, där en eller flera av saker inte stämmer. Men hur hög den är varierar, beroende på vem som packar och vilka metoder som används.

Vissa menar t.ex. att 3PL-bolag och dropshippingleverantör inte har samma engagemang som egen personal och att den s k leveranssäkerheten därför blir högre med eget lager (vilket dock kan ske på bekostnad av effektiviteten). Å andra sidan använder sig 3PL-bolag av t.ex. EAN eller streckkoder, vilket ökar sannolikheten för att saker och ting blir rätt jämfört med plock och pack utan koder.

+/- Eget lager
+/- 3PL
+/- Dropshipping

12. Ditt ansvar – och vilken kontroll du får

Oavsett vilken lager- och logistiklösning du väljer är det alltid du som har ansvaret utåt, gentemot kunderna – vilken kontroll du de facto har över kedjan bryr de sig inte om. Utifrån det perspektivet är det en stor fördel med eget lager, jämfört med 3PL och dropshipping, eftersom du då får en helt annan kontroll.

Det gör att du inte behöver “ta smällen” när ett annat företag gör bort sig. Dessutom finns det bättre möjligheter för ditt företag att lösa eventuella problem som uppstår längs vägen (felpackade ordar, försvunna paket m.m.), att hantera undantagsfall och specialönskemål, samt att ta höjd för högsäsonger med ett eget lager.

+ Eget lager
+/- 3PL
- Dropshipping

13. Det tekniska

Om ett 3PL-bolag eller en dropshippingleverantör ska sköta plockning och packning av dina kunders beställningar behöver de en del information från dig, och du från dem. Därför behöver du någon form av koppling mellan din e-handelsplattform eller ditt affärssystem (beroende på var du har ditt lagersaldo) och din(a) leverantör(er)s system. Har du inte någon koppling kommer den manuella handpåläggningen vara stor – och sannolikt tjänar du då inget på att outsourca lager och packning.

Men exakt hur en kopplingen ser ut varierar. Den allra enklaste formen av “koppling” är att din e-handelsplattform skickar en orderkopia till 3PL-bolaget, medan mer avancerade kopplingar kan innebära att du integrerar ditt affärssystem med system hos olika dropshippingleverantörer. Det viktiga är att överföringen och flödet av information löper smärtfritt! Så undersök om, och i så fall hur, 3PL-bolag och dropshippingleverantörer kan kopplas ihop med just din plattform eller ditt affärssystem.

+ Eget lager
- Dropshipping
- 3PL

Experternas erfarenheter av eget lager, 3PL och dropshipping

Så hur kan det se ut i verkligheten? Vilka överväganden måste göras? Vi har pratat med tre e-handlare som här delar med sig av sina erfarenheter av dropshipping, eget lager och 3PL.

“Välj produkter innan dropshipping” – Anders, Klota

Anders “AndersIvar” Karlsson har varit involverad i flertalet webbutiker genom åren och driver just nu e-handelsbyrån Klota, där hans populära blogg numera är lokaliserad. Lager och logistik är ämnen som ligger honom nära hjärtat – inte minst dropshipping. Han ser flera fördelar med att leverantörerna skickar direkt från sina lager och har bl.a. delat med sig av exempel på hur han jobbade med dropshipping under sin tid på Barahandtag i en intervju med Brath.

Men vad behöver man egentligen göra för att få fram lyckade dropshippingsamarbeten? Vad ska du tänka på i "förhandlingen" med varje leverantör? Vi bad om Anders råd.

Vikten av förarbete

Anders poängterar att det allra första steget, innan du letar dropshippingleverantörer, är att bestämma dig för vad du ska sälja. Då blir det betydligt enklare att hitta samarbetspartner som du kan fördjupa diskussionen med, tror han.

“Att bestämma sig för att man ska börja med dropshipping och börja leta i den djungeln som finns av lösningar och leverantörer idag blir nog bara rörigt. Sen kan absolut lösningar som t.ex. Droshi hjälpa dig framåt i idén om vad du faktiskt ska sälja, i och med att där finns ett stort utbud av produkter.”

Men han rekommenderar att du parallellt gör ordentligt med förarbete:

“Innan man bestämmer sig helt för vad man ska sälja bör man göra en sökordsanalys och en konkurrentanalys. Finns det relevanta sökord i vettiga volymer så du kan arbeta effektivt med sökmotoroptimering och Adwords? Hur ser konkurrensen ut? Vad kan du erbjuda för att vara bättre än konkurrenterna?”, exemplifierar han.

Lista leverantörer och sälj in idén

Först när du är på det klara med vad du ska sälja är det läge att börja leta leverantörer.

"Börja med en större lista och titta på troliga för- och nackdelar för varje leverantör baserat på vad du vet om, eller kan se, hur de arbetar idag. Stryk dem som inte matchar det du själv tycker är viktigt – några kan t.ex. ha för långa leveranstider, tullstrul för att det är utomeuropeiskt, eller liknande. Till slut har du en lista med potentiella leverantörer och då är det bara lyfta telefonen och ringa upp dessa”, föreslår Anders.

Se sedan till att sälja in idén ordentligt.

“Är det företag som inte redan arbetar med att dropshippa produkter så är det bäst att man förbereder sig väl med vettiga argument för leverantörens del. Har du lyckade projekt i bagaget kan det vara en sak att framhäva, men försök att prata om fördelarna för leverantören och inte dina egna”, råder Anders.

Fördjupa diskussionen och förhandla

När du kommit i kontakt med några olika leverantörer som är intresserade av ditt förslag, så är det dags att fördjupa diskussionerna. Anders rekommenderar att du tar upp följande punkter:

1. Leveranstider och leveransprecision. “Hur snabbt skickas produkterna från leverantörens lager och vad är normal leveranstid? Vilken speditör används? Matchar den speditören dina kunders förväntningar vad gäller utlämningsställen och leveranstider osv?”

2. Returer. “Hur ska du och leverantören tillsammans hantera returnerade ordrar?”

3. Fraktkostnader. “Vilken deal kan ni komma överens om?”

4. Lagersaldon. “Hur kan du hålla sig uppdaterad kring leverantörens aktuella saldo? Finns det API du kan nyttja?”

5. Orders. “Hur lägger du order hos leverantören, har de en egen webbutik eller hur ska ni sköta det?”

6. Kommunikation och kontaktperson. “Vem kan du diskutera med hos leverantören när olika situationer uppstår?”

“En logisk struktur är viktigt vid eget lager” – Björn, Gents

Björn Hansson är CTO på e-handelsbolaget Gents, som nyligen dubblerade det egna lagret. Företaget har själva fått påverka det nya lagret och skillnaden är stor, jämfört med den gamla lokalen som var från 30-talet och inte ursprungligen anpassad för e-handel. Det gamla lagret har dock inte hindrat Gents från att växa – omsättningen har ökat rejält de senaste åren.

Så vad är viktigt att tänka på för att man ska lyckas med eget lager, på samma sätt som Gents? Björn poängterar att frågan om det ideala lagret beror på vilken typ av produkter man säljer och hur många artiklar man lagerför, men att en logisk struktur lägger grunden:

“De flesta mindre e-handlare börjar ju med ganska få produkter och man plockar och packar själv. Med tiden utökar man naturligt och man lär sig successivt var allting står, man behöver inte ens uppmärkta platser. Men man bör tänka på att man ska kunna överlämna till någon annan och att det ska gå snabbt att sätta sig in i det, förr eller senare hinner man inte med det själv eller är sjuk och sängliggande. Utskrivna plocklistor med uppmärkta platser kan man köra på rätt länge, det behöver inte vara så avancerat. En bra och logisk struktur är viktigt.”

Men hur länge kan ett visst lagerupplägg funka, innan man behöver se över det?

“Kort och gott: det är läge att uppdatera det egna lagret när man inte kan nå full effektivitet på plockning och packning längre. Det kan t.ex. handla om att man behöver ta omvägar pga platsbrist och att det står saker i vägen eller andra störande moment. Det måste finnas utrymme att växa i den tillväxttakt företaget har, plockplatser för produkter, större yta för inleveranser etc. Finns det inte det, behövs ett nytt lager”, konstaterar Björn.

Han berättar om hur Gents själva märkte att det var dags att utöka det egna lagret:

“Ett tag var vi helt beroende av två personer som visste var allting var, det var innan vi började med EAN-scanning och ett system för lagerhantering. Det resulterade i ganska mycket felplock, som ledde till lagerdiffar och returer. Och det kostade. Ett enda felplock gör att ju att man får fel lagersaldo på två produkter och eventuellt två missnöjda kunder: den första kunden får fel vara och den andra får inte varan alls när lagersaldot visar 1 när det är 0 pga tidigare felplock. Vi körde manuellt på detta sätt med ca 2000 artiklar, det är inte skalbart och verkligen inte att rekommendera!”

“Det är skönt med 3PL, om det går ihop” – Jimmy, SilentSwede

Jimmy Öström har varit aktiv i e-handelsbranschen länge och drivit flera webbutiker, däribland Blekinge Bilradio och Kidelin. Han har haft två olika 3PL-lager under åren och jämförde därför massa olika 3PL-bolag under hösten 2017, då han funderade på att använda sig av samma lösning en tredje gång. För trots att det blev eget lager för hans butik Silentswede.se denna gång, ser han flera fördelar med 3PL.

“Självklart är det skönt med 3PL-bolag – som är bra och sköter sig – som tar hand om alla inleveranser, stämmer av följesedlar, packar, beställer hem kartonger, adressetiketter och A4-papper m.m. Det är ett upplägg som passar de flesta e-handlare och branscher skulle jag säga, men det som avgör är kostnaderna: du måste kunna lägga tiden du ‘sparar’ med 3PL på annat, för att täcka upp dem och få det att gå runt”, poängterar Jimmy.

Räkna med att allt kostar

Ska du räkna på saken rekommenderar han dig att lägga på 25% på de uppskattningar du får från 3PL-bolagen.

“Varje plock kostar, varje plocklista kostar, varje etikett kostar, varje pallplats kostar, och så vidare. Så ställ frågor om allt. Om du t.ex. ska ha lager på pallplatser, behöver då 3PL-bolaget bygga upp en packstation med extra antal pallplatser runt denna för att effektivisera packningen? De extra pallplatserna kostar extra. Vilken koppling behöver du till deras system? Detta kan kosta upp till 50 tusen kronor att ‘koppla in sig’ hos vissa”, exemplifierar Jimmy.

Undersök bolag i hela Sverige

Han rekommenderar också att du pratar med många olika 3PL-bolag, läser igenom deras avtal noga och att du besöker de du gillar bäst innan du väljer – oavsett var de ligger i Sverige.

“Tänk utanför boxen: du behöver inte ha ett 3PL-bolag i närheten av var du bor. Visst det är bra om du ska besöka, men det ska du inte behöva göra så ofta – då har du valt fel bolag.”

Summan av kardemumman: det finns ingen universallösning för lager och logistik. Kom också ihåg att det som först ser dyrt ut på pappret kan visa sig bli billigast i längden, om dina kunder blir nöjda och kommer tillbaka. Och vice versa, naturligtvis.