Så skapar du din egen arbetsrutin

Rutiner som håller

Det är ingen hemlighet att livet som e-handlare kräver ett stort mått av självdisciplin. Som egenföretagare är du både din egen chef och medarbetare, och därför måste du organisera och strukturera varje arbetsdag så att du klarar att ta på och av alla olika “hattar”.

Skillnaden mellan dig och den som går till ett “vanligt” jobb är egentligen inte superstor. Båda era dagar är fyllda med uppgifter som ska göras, men som e-handlare är dina uppgifter ofta mer spretiga och täcker flera olika områden. Dessutom arbetar du ofta ensam, oavsett om du arbetar hemifrån eller på ett kontor, och bara det kan vara en utmaning.

Lösningen är därför att bygga upp hållbara rutiner som får dig att känna att du har kontroll och gör att du kan se och mäta hur din verksamhet faktiskt drivs framåt.

En typisk arbetsdag

Att börja arbetsdagen med att hälla upp en stor kopp kaffe är vi nog med på allihopa, men sen då?

Som e-handlare har du ett visst antal nyckeluppgifter som behöver utföras varje dag, och dessutom gärna i en viss ordning för att “få flyt” i dagen och koll på din e-handel.

Den största fällan du kan gå i är att göra småinsatser lite här och var. Exempel: Svara på två emails, kolla orderstatusar, lägga till en produktbeskrivning och lägga upp ett instagraminlägg - allt inom loppet av en och samma timme.

Denna arbetsmetod kommer bara att göra dig splittrad och ge dig en känsla av att du inte får någonting gjort. Den gör det också svårare för dig att mäta din produktivitet, och risken är att du blir stressad och istället går några extra varv till kylen eller ringer en kompis för att “rensa hjärnan” - det vill säga lägger tid och kraft på sådant som varken gynnar dig eller din webbutik.

Satsa istället på att beta av ett område i taget och utföra respektive ordentligt:

• Dela upp dagen i sektioner.
• Sätt ett tidsspann då du fokuserat arbetar med en och samma uppgift/område. 1-2 timmar per område räcker. Eller också kan du köra på 2 x 30 minuter - du vet själv vilket som funkar bäst för dig.
• Ta en paus.
• Börja på nästa område.
• På detta sätt kommer du skaffa dig kontroll och en god överblick över hur samtliga delar av din e-handel sköter sig och vad du behöver arbeta på. Du kommer även se att du verkligen kommer någon vart.

Identifiera dina nyckeluppgifter

Precis som alla andra arbetande människor har e-handlare sina dagliga huvuduppgifter som de måste utföra. Vilka dessa är kan givetvis variera något beroende på hur stor eller liten din verksamhet är, det viktiga är att du vet vilka de är och hur de ska hanteras.

Här är några exempel på en e-handlares vanligaste nyckeluppgifter:

• Kolla ordrar, transaktioner och lagerstatusar
• Svara på emails
• Schemalägg och uppdatera dina sociala medier
• Analysera din trafik genom ex. Google Analytics
• Se över din webbutik, uppdateringar och förbättringar
• Planera och strukturera upp morgondagen

En bra arbetsplats

Kanske nu mer än någonsin är det viktigt att du - som ett led i arbetet med att organisera din dag - hittar en bra plats att arbeta på. Att sköta din verksamhet från soffan kan förvisso vara mysigt någon gång ibland, men sannolikheten är stor att du inte tar ditt arbete på lika stort allvar, samt att resultatet blir därefter: hafsigt och oproduktivt.

• Platsen.
  Först och främst är det bra att skapa dig en bestämd “arbetshörna”. Oavsett om du har gott om plats hemma eller inte skapar det en känsla av rutin som får hjärnan att förstå att “det är här vi jobbar”.
  
• Ta bort distraktioner.
  Bor du lite större är det bra om din fasta arbetsplats är bortkopplad från element som kan få dig att tappa fokus. Det kan vara saker som mobiler, TV och surfplattor, lockande snacks i kyl och skafferi, barn och familj (självklart beroende på hur mycket tillsyn dina barn behöver), osv.
  
• Hitta ljuset.
  Det är också en god idé att du väljer en arbetsplats som har bra naturligt ljus, men glöm inte heller att se till att du har ordentlig belysning när det börjar mörkna.

Jobbet är jobbet och hemma är hemma

Lika viktigt som det är att skapa hållbara rutiner för dina arbetsdagar, lika viktigt är det att ta din fritid på allvar.

Som egenföretagare blir det lätt att din arbetsdag flyter ihop med din fritid, vardag som helg. Det kan handla om att du “bara” måste ta ett samtal eller svara på ett email. Och visst, självklart händer detta också någon gång ibland, men förutsatt att du strukturerat upp din dag ordentligt, utfört de arbetsuppgifter du ska, och försett dina kunder med rak och tydlig kommunikation om när du är anträffbar och inte, så kan du med gott samvete vara ledig när du är ledig.

Och ledighet är viktigt för att du ska orka köra på så det ryker.