5 tips till dig som ska anställa för första gången

Grattis!

Du har kommit så pass långt i din resa att du nu för första gången funderar på att anställa personal.

Det är otroligt kul och spännande, men samtidigt kan det kännas lite nervöst på samma gång. Du har ju aldrig anställt någon innan… vad ska man egentligen tänka på? Hur vet jag vem som är bäst lämpad för rollen? Vad är en rimlig lön?

Frågorna blir lätt många och du har ingen att vända dig till, du är ju själv i företaget.

Bara lugn, hjälpen är närmare än du tror.

Vi ger dig 5 grymma tips att tänka på när du ska anställa för första gången, så att du kan fortsätta fokusera på att driva ditt företag lika bra som alltid.

I detta inlägget kommer vi fokusera på själva anställningsprocessen som involverar dig och dina kandidater, så att din första anställning går så smidigt och bra som bara möjligt.

Innan du anställer någon för första gången finns det så klart en hel del byråkrati som är viktig att känna till, verksamt har därför sammanställt information till dig kring allt från arbetsgivaravgifter till tjänstepension, övertidsarbete, löneutbetalning och så vidare.

Den informationen hittar du här.

1. Definiera rollen du ska anställa

Om du inte vet vad du letar efter är det svårt att hitta rätt. Det kanske låter självklart, men i många fall som egenföretagare, särskilt för dig som driver webbutik, är det många lösa ändar och du kanske inte ens hade tänkt anställa någon, tills du landade i insikten att du helt enkelt inte längre har tid att göra allting själv.

För att skriva en så bra platsannons som möjligt är det också viktigt att rollen du söker är tydlig och går att beskriva enkelt, så att det skapar intresse på arbetsmarknaden och att du får in tillräckligt många ansökningar för att hitta den där drömkandidaten som är perfekt för rollen i just ditt företag.

Bryt därför ner det i delar och skriv upp allting, så att du enkelt får en förståelse för vad du behöver.

Ställ dig själv följande frågor:

Vilka arbetsuppgifter är jag bekväm med att lämna ifrån mig ansvar för?
Vad eller vilka uppgifter tar upp mest av min tid?
Vad har jag för förväntningar på personen jag anställer?
Hur ser mina företagsvärderingar ut och hur kan det passa in?

2. Skapa en klar och tydlig rekryteringsprocess

Innan du gräver ner dig allt för djupt i vem, vad, när och hur är det en riktigt bra idé att försöka skapa en tydlig rekryteringsprocess.

En av de värsta “fienderna” när du ska anställa är att det kommer stjäla en stor del av din tid, eftersom du är själv i företaget förväntas du ju samtidigt göra allt det där du redan gör.

När du har tydliggjort vem det är du söker är det därför bra att skapa en tydlig process för att spara dig så mycket tid som bara möjligt. Ett bra sätt att göra detta på är att inkludera 3 huvudsakliga moment:

1. Nödvändiga krav

Under första punkten ska du definiera vad som faktiskt behövs av själva rollen. Behöver rollen utföras på plats, eller kan din anställde jobba från distans? Behöver de vara flexibla och kunna jobba kväll- eller helgtider?

2. Nödvändiga kunskaper

Här handlar det om vad som faktiskt krävs för att kunna utföra själva arbetet i fråga. Exempelvis tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, erfarenhet i program du använder inom ditt företag, språkkunskaper om du jobbar mycket mot utlandet etc.

3. Föredragna kunskaper

Sista punkten handlar om vad du anser vara meriterande för rollen, alltså kunskaper som kanske inte egentligen krävs, men som du gärna hade sett hos den ultimata kandidaten. Det kan till exempelvis vara körkort, programmeringskunskaper (om din roll inte kräver det), erfarenhet av egenföretagande etc.

3. Vad du bör leta efter i ett CV för att spara tid

När du har lagt ut tjänsten och det börjar trilla in en massa CV:n kan det vara lite klurigt att veta precis vad och var du ska titta efter.

Det är lätt att bli överväldigad om du plötsligt upptäcker att du har fått in ett tiotal, eller kanske till och med hundratal, CV:n du ska gå igenom. Det tar upp otroligt mycket av din tid och du är ju redan upptagen med att driva ditt företag.

Därför är det bra att screena CV:n, alltså i princip ögna igenom dem och veta vad du ska leta efter, men också vilka varningssignaler du bör hålla utkik för, så att du kan vara så effektiv som möjligt utan att missa potentiella toppkandidater.

Screening kan också delas in i en enkel 3-stegsprocess som ser ut på följande vis:

1. Ytliga faktorer

Det kan låta lite märkligt, men du kommer snabbt märka att seriösa kandidater ofta har lagt ner mer tid på att skapa ett bra CV, och det syns snabbt. Stavfel, avsaknad av radbrytning, olika fontstorlekar etc. brukar vara en snabb och tidig indikator på ett hastigt ihopslängt CV.

2. Kunskaper

Här dubbelkollar du så att alla kunskaper och kvalifikationer matchar med dem du söker. Det bör framgå väldigt tydligt i ett CV var kandidaten har skrivit kunskaper, erfarenheter och utbildning.

3. Varningstecken

Varningstecken är sånt du snabbt kan plocka upp som kan ge dig en uppfattning om kandidaten i sin helhet. Har de långa glapp i deras CV utan ett jobb? Har du varit på väldigt många arbetsplatser under väldigt kort tid? Stämmer angivna kunskaper inte överens med något de tidigare jobbat med eller studerat?

Härifrån kan du dela upp kandidater i två “högar”. De som verkligen känns som handen i handsken och de som passar bra in i rollen men som kanske inte har alla föredragna kunskaper du skrivit kommit fram till när du skapade din rekryteringsprocess.

4. Dags för intervjuer

Grymt, nu har du kommit en bra bit på vägen! Nu är det dags för det kanske svåraste men samtidigt det roligaste steget i anställningsprocessen - intervjuerna.

Innan du faktiskt kallar till en intervju på plats kan det vara en bra idé att hålla en kortare telefonintervju där du har möjlighet att ställa frågor till kandidater där du kanske undrar över något särskilt i deras CV.

Telefonintervjun

Maila eller ring till de kandidater du är intresserad av och boka en tid för telefonintervju. Det bästa är om du har möjlighet att beta av så många som möjligt i ett och samma pass.

Dels blir det enklare för dig att schemalägga dina dagar, och dels drar du inte ut på rekryteringsprocessen allt för mycket i jämförelse med om du drar ut det över flera dagar, eller till och med veckor.

Under telefonintervjun vill du fokusera på att få svar på de frågor som dykt upp när du läst kandidatens CV eller personliga brev. Du ska med andra ord vara förberedd med frågor för de specifika kandidater du väljer att ringa upp.

Telefonintervjun bör du försöka hålla relativt kort eftersom det egentligen bara är ett första steg för att sålla ut eventuella kandidater, sikta på någonstans mellan 10-15 minuter för att det inte ska ta upp för mycket av din tid.

Arbetsintervjun

Telefonintervjuerna är avklarade och du har en samling kandidater framför dig som alla är intressanta för rollen. Det är dags att kalla till intervju.

Det är viktigt att du förbereder dig på bästa möjliga sätt. Börja med att sammanställa generella frågor som du ställer till alla dina kandidater, då blir det enklare för dig att jämföra svaren i efterhand.

Försök att hålla dig till öppna frågor, så att dina kandidater får möjlighet att själva tänka till och resonera kring sina svar, istället för att ge dem “en enkel utväg” med ja eller nej frågor.

För att intervjun inte ska upplevas som stel är det också bra om du på förhand har tagit fram frågor som passar respektive kandidat du har kallat, baserat på deras CV och personliga brev.

Det kan handla om allt från erfarenheter till tidigare jobb, personliga intressen eller bara något allmänt du är nyfiken på i deras CV.

När du har fått svar på alla dina frågor och det är dags att avrunda är det viktigt att du frågar kandidaten om denne har några frågor till dig. Det visar att du är öppen och villig att diskutera tjänsten, om ditt företag eller andra funderingar som de kanske har.

5. Förhandling och anställning

När det till slut är dags att anställa är det bra att ha koll på regler kring vad som måste finnas med i ett anställningsavtal. Men innan du och din nya kollega signerar något är det dags för det absolut sista steget: förhandlingen.

Vi är alla olika och har därför även olika krav på våra arbetsgivare och arbetsplatser. För någon är lönen det viktigaste, medan flexibla arbetstider är helt avgörande för en annan.

Därför är det bra om du redan på förhand har funderat (och kollat upp) saker såsom lön, flex, kollektivavtal, övertidsarbete, distansjobb och andra vanliga arbetssätt, så att du är beredd med svar vid förhandling.

Under förhandlingsprocessen är det vanligt att frågor om lön, anställningsform och övriga förmåner dyker upp. Var beredd och en tydlig uppfattning för dig själv om hur mycket du kan tänka dig att rubba på dina egna tankar.

Som arbetsgivare är det viktigt att tänka på att du vill skapa en attraktiv organisationskultur och arbetsmiljö, eftersom det kommer göra det lättare för dig att anställa ytterligare personal i framtiden.

Sist men inte minst önskar vid dig stort lycka till med din första anställning!